Mit dem Antrag auf Annahme als Doktorand kommen diese Formalitäten auf dich zu

von Sandra Laskowski04.03.2024

Der Weg zum Doktortitel startet zunächst mit viel Papierkram.
Und er endet auch so.

Vor allem zu Beginn und zum Abschluss deiner Promotion wirst du einiges an Anträgen, Nachweisen und Vereinbarungen ausfüllen und vorlegen müssen.

Allerdings ist bei den einzureichenden Unterlagen keine Vereinheitlichung möglich. Denn jede Hochschule und jeder Fachbereich legt eigene Promotionsordnungen, Unterlagen, Anträge und so weiter fest.

Daher erkläre ich dir einmal am Beispiel meines ehemaligen Fachbereichs, der Fakultät für Geowissenschaften der Ruhr-Universität Bochum (RUB), welche formalen Schritte vom Antrag auf Annahme als Doktorand bis zur Einreichung der Doktorarbeit einzuhalten sind.

In diesem Blogartikel bekommst du also einen umfassenden Überblick, welche Formalitäten im Verlauf einer Promotion auf dich zukommen.

Wie beantrage ich die Annahme als Doktorand oder Doktorandin?

Vorweg:
Achte bei deiner Wunschfakultät darauf, immer die aktuellen Dateien zu einer Promotion runterzuladen. Es schadet auch nicht, wenn du dich auf den Fakultätsseiten allgemein etwas genauer umsiehst. Bei Fragen und für eine persönliche Beratung kannst du das Dekanat kontaktieren.

Würdest du jetzt an der Fakultät für Geowissenschaften der RUB promovieren wollen, findest du alle notwendigen Unterlagen rund um die Promotion unter dem Stichwort Promotion auf der Fakultätsseite. Aktuell kannst du unter „Ordnungen“ und „Formulare“ 12 Dateien sowie weitere Informationsblätter wie die „Leitlinien gute wissenschaftliche Praxis“ runterladen.

Deinen Antrag auf Annahme als Doktorand richtest du schriftlich an den Vorsitzenden des Promotionsausschusses. Mit einer Annahme ist die Immatrikulation an der RUB sowie die Registrierung bei der Research School verbunden (siehe nachfolgende Abschnitte).

„Dem Antrag sind mindestens beizufügen:

1. ein Lebenslauf mit Angabe des Bildungsweges,

2. ein Abschlusszeugnis nach § 5 Abs. 1,

3. ein zum Studium an einer deutschen Hochschule berechtigendes Zeugnis oder eine andere Hochschulzugangsberechtigung,

4. eine Betreuungsvereinbarung gem.§ 7 Abs. 5,

5. die mit Unterschrift dokumentierte Kenntnisnahme der „Leitlinien guter wissenschaftlicher Praxis" in der jeweils aktuellen Fassung,

6. eine Erklarung [sic] darüber, ob und gegebenenfalls wann und wo die Bewerberin oder der Bewerber bereits einen Promotionsversuch unternommen hat oder unternimmt,

7. das Einverständnis einer weiteren Betreuerin oder eines weiteren Betreuers, sofern die erste Betreuerin oder der erste Betreuer weder ein unbefristet beschäftigtes Mitglied noch eine Angehorige [sic] oder ein Angehöriger der Fakultät für Geowissenschaften ist.“

Promotionsordnung der Fakultät fur [sic] Geowissenschaften der Ruhr-Universität Bochum, Amtliche Bekanntmachung vom 31.05.2016, §6 Annahme als Doktorandin/Doktorand, S. 6

Deine Doktorarbeit wird von mindestens zwei Betreuenden begutachtet. Dein Erstbetreuer muss in der für die Promotion relevanten Fachrichtung ausgewiesen und Mitglied der Fakultät für Geowissenschaften sein, dein Zweitbetreuer kann aus einem anderen Fachgebiet kommen. (Wie du eine Doktormutter oder einen Doktorvater findest, liest du hier.)

Die Entscheidung über die Annahme als Doktorand wird dir nach einer internen Begutachtung schriftlich mitgeteilt.

So läuft die Einschreibung als Doktorand ab

Seit dem Wintersemester 2011/12 ist die Einschreibung als Doktorand laut Hochschulgesetz NRW an der RUB Pflicht.

Du kannst dich online über das Studierendensekretariat der RUB einschreiben. Für die Einschreibung als Doktorand machst du zuerst Angaben zu deinen bisherigen Schul- und Hochschulabschlüssen.

Nach dem Erhalt einer Bestätigungsmail lädst du anschließend über das „Infoportal Immatrikulation“ deine Unterlagen hoch, die vom Studierendensekretariat geprüft werden.

In Bochum sind das folgende Unterlagen:

die Hochschulzugangsberechtigung,
ein gültiges Ausweisdokument,
eine oder mehrere Exmatrikulationsbescheinigungen,
sämtliche Examenszeugnisse über abgeschlossene Studiengänge im Original,
die Betreuungsbescheinigung,
die Bescheinigung über die Annahme zur Promotion durch die Fakultät und
ein aktuelles Foto für den Promovierendenausweis.

Nach einer erfolgreichen Einschreibung schickt das Studierendensekretariat dir alle weiteren Informationen, zum Beispiel zur Zahlung des Sozialbeitrages, per E-Mail zu.

Registriere dich anschließend bei der Research School

Viele Universitäten unterstützen ihre Doktoranden mittlerweile durch ein Graduiertenzentrum oder eine Graduiertenakademie.

An der RUB müssen sich alle Doktoranden in der Promovierenden-Datenbank beziehungsweise bei der Research School registrieren. Das ist das Graduiertenzentrum für alle Promovierenden an der RUB, bei dem es vielfältige Unterstützungsangebote und Veranstaltungen während der Promotionszeit gibt. Du kannst dich dort aufgrund der Datenübertragung frühestens einen Tag nach deiner Einschreibung registrieren.

Sobald du die Aufnahmebescheinigung der Research School hast, reichst du diese im Dekanat ein.

Du nimmst während der Promotion an Veranstaltungen teil

Die Promotion an der Fakultät für Geowissenschaften ist in ein Promotionsprogramm eingebettet. Während des Promotionsprogramms nimmst du an verpflichtenden Veranstaltungen teil, die du bei der Eröffnung des Promotionsverfahrens nachweisen musst.

„1. Promotionskolloquium der Fakultät: Das nach thematischen Schwerpunkten strukturierte Promotionskolloquium wird von den Doktorandinnen und Doktoranden semesterweise selbstständig organisiert. Jede Doktorandin und jeder Doktorand präsentiert ihr bzw. sein Promotionsvorhaben mindestens einmal. […]

2. Tagungen: Die Doktorandin/der Doktorand nimmt mit eigenen Vorträgen und/oder Posterpräsentationen an mindestens zwei Fachtagungen teil.

3. Fachwissenschaftliche Kolloquien des Geographischen Instituts oder des Instituts für Geologie, Mineralogie und Geophysik: Je nach fachlicher Ausrichtung nimmt die Doktorandin oder der Doktorand regelmaßig [sic] an dem fachwissenschaftlichen Kolloquium eines der beiden Institute teil. Die Teilnahme bietet den Promovenden die Gelegenheit, sich an der Diskussion eines breiten Spektrums geographischer oder geowissenschaftlicher

Themen zu beteiligen. […]“

Promotionsordnung der Fakultät fur [sic] Geowissenschaften der Ruhr-Universität Bochum, Amtliche Bekanntmachung vom 31.05.2016, §6a Promotionsstudiengange und -programme [sic], S. 7

Du kannst auch an Veranstaltungen der Research School oder anderer Graduiertenschulen teilnehmen, die entsprechend den verbindlichen Vorgaben des Promotionsprogrammes gegenseitig anerkannt werden können.

So stellst du den Antrag auf Eröffnung des Promotionsverfahrens

Bevor du den Antrag auf Eröffnung des Promotionsverfahrens stellst, empfehle ich dir, noch einmal alle Formulare und Merkblätter auf deiner Fakultätsseite gründlich auf Änderungen zu überprüfen und dich im Dekanat rückzuversichern, dass du an alles gedacht hast.

Den Antrag auf Eröffnung des Promotionsverfahrens richtest du schriftlich an den Vorsitzenden des Promotionsausschusses. Deinem Antrag fügst du verschiedene Anlagen bei, die im Antrag und im „Merkblatt für Promotionsverfahren an der Fakultät für Geowissenschaften“ angegeben sind.

Das sind neben einigen Formularen und Nachweisen

vier gebundene Exemplare der Dissertation,
eine digitale Version der Dissertation,
eine unterschriebene eidesstattliche Erklärung und
dein aktueller Lebenslauf.

Mit der Eröffnung des Promotionsverfahrens lesen und bewerten die Gutachter deine Doktorarbeit. Die Gutachter empfehlen dem Promotionsausschuss dann innerhalb eines definierten Zeitrahmens die Annahme, Ergänzung, Umarbeitung oder Ablehnung der Arbeit.

An der Fakultät für Geowissenschaften beträgt dieser zeitliche Rahmen drei Monate. Eine Rückgabe der Dissertation und die Wiedereinreichung nach Überarbeitung sind nur einmal möglich.

Die Entscheidung über eine Annahme oder Ablehnung deiner Arbeit wird dir schriftlich mitgeteilt.

Es folgt die mündliche Prüfung als Disputation oder Rigorosum

Ist deine Dissertation angenommen, setzt der Promotionsausschuss den Termin für deine mündliche Prüfung fest.

An der Fakultät für Geowissenschaften wird die mündliche Prüfung als Disputation gehalten und soll innerhalb von zwei Wochen nach der Annahme der Dissertation stattfinden. Der Termin wird dir spätestens zwei Wochen vorher bekannt gegeben.

Die 60-minütige Disputation kann auf Deutsch oder Englisch geführt werden. Sie beginnt mit deinem Vortrag über dein bei der Antragstellung eingereichtes Disputationsthema und dauert 20 Minuten. In der anschließenden Diskussion wirst du zu deiner Doktorarbeit befragt. Es werden auch Fragen zu thematischen Zusammenhängen gestellt und ausgewählte Probleme fachlich angrenzender Gebiete unter Berücksichtigung des Forschungsstandes thematisiert.

Mit der Diskussion soll festgestellt werden, ob du deine Ergebnisse gegenüber Fragen und Einwänden wissenschaftlich begründen sowie gebietsübergreifende Bezüge herstellen kannst.

Bei bestandener Prüfung ist die Promotion abgeschlossen und der Vorsitzende des Promotionsausschusses stellt dir eine vorläufige Bescheinigung aus.

Wichtig: Diese Bescheinigung berechtigt dich noch nicht zur Führung des Doktortitels!

Zum Abschluss veröffentlichst du deine Dissertation

Als Doktorand bist du verpflichtet, deine Dissertation zu veröffentlichen. Du machst damit deine Arbeit der wissenschaftlichen und allgemeinen Öffentlichkeit zugänglich. Die Veröffentlichung erfolgt in der Regel über einen Verlag oder in elektronischer Form über die Universitätsbibliothek.

An der Fakultät für Geowissenschaften hast du für die Veröffentlichung ein Jahr Zeit. Alle Möglichkeiten zur Veröffentlichung deiner Dissertation findest du in der Promotionsordnung. Erst wenn deine Arbeit veröffentlicht ist, wird dir deine Promotionsurkunde ausgehändigt und du darfst offiziell den Doktortitel tragen.

Ich hoffe, der Überblick über die Promotionsformalitäten am Beispiel der Fakultät für Geowissenschaften der RUB hilft dir bei deinem Promotionsvorhaben.

Ich wünsche dir für jeden Schritt alles Gute!

Herzliche Grüße
Sandra